我的宅家工作经验 ——顺带记录这些年踩过和填过的坑

从2008年开始,工作的变动给了我在家工作的机会,到今年我已经有了差不多12年的在家工作的经历了。近几年随着出差的减少和职位的变动,我在家工作的时间基本超过了90%。这次疫情看到许多朋友陆续开始主动或者被迫在家上班,遇到了各种各样的问题,也有了许多有趣的经历。忽然想写点东西,来记录一下我这十多年在家工作踩过的一些坑和一些简单的经验,分享给大家,也欢迎大家分享些自己的经验经历给我。

先说说在家工作的好处

  1. 缩短通勤时间。尤其是大城市,交通总是个大问题,哪怕距离公司/单位再近,总要花些时间往返吧
  2. 有更多的时间照顾家人。节省下来的通勤时间不只是能用来工作的,记得分给家人一些。
  3. 有卧铺的办公室。懒人,不多解释了。
  4. 可以按照自己习惯的环境来布置办公区。我的东西摆放不一定是整齐的,但是所有最常用的东西都可以放在伸手就可以拿到的位置。
  5. 节省公司资源。公司可以少租办公区,开设共享办公区给临时去办事的员工即可。

当然,在家工作也有许多的坑,比如随时可能被家人打扰(家人真的是容易好心帮倒忙,工作的时候真不需要有人送水送吃的,思路被打断了要花更多的时间才能完成工作);比如网络可能忽然会故障,如果正好在连线开会的关键时刻 ,耽误事情不说至少会惊出一身汗;再比如工作时间其实很难控制,早上睁开眼就上班了,夜里躺床上闭眼才算下班,真忙起来没日没夜。

在此我愿意分享一些自己在家工作的经验给大家,基本都是我自己踩过的坑以及如何应对解决的,内容分为以下四部分:工作环境、工作时间的分配、电话会议、我常使用的软件。

工作环境

  1. 创造一个基本不会被打扰的工作环境
    • 事先和家人沟通清楚,工作时没有特别紧要的事情,请勿打扰,更不要过来围观。
    • 环境相对安静。即使家人说话,也不会影响到正常的工作;同样和同事语音交流的时候也不会影响到其他家人休息。
  2. 网络接入稳定
    • 如果长时间在家工作,一定一定一定选个靠谱的ISP
    • 时刻记住,现在手机还有4G/5G网络可以作为备份,事先测试一下如何用手机网络接入,不要等到出故障的时候忙手忙脚忘记了怎么切换到用手机网络。
    • 工作的时候尽量就别下载东西了,睡觉休息的时候拿自己家的机器(工作用公司的机器,娱乐用自己的设备)怎么下载也不会耽误事情
  3. 保持健康,健康最重要,尤其现在这种时刻
    • 选用一个舒适的椅子:这年头比较靠谱的公司一般都在办公桌椅上不会太吝啬,各种所谓的人体工程学设计让员工坐的舒服工作效率也会提升。但是家里的座椅很可能不是给长时间办公设计的。选择一个适合办公使用的并且自己实际试用感觉舒服的椅子很重要。网上的各种评测只能做为参考,强烈建议自己实际去试试看再选择。
    • 高度合适的桌子:保持平视即可看到显示屏,不用抬头不用低头,千万不要凑合事。如果高度不合适,考虑一下是否垫高一点点电脑,或者接个外置显示器,要么买个支架。如果不是平视的状态,几分钟甚至一两个小时可能都不会太有感觉,但是一旦时间更长了,颈椎很可能会疲劳,进而肩颈都有可能会不舒服。如果凑合的时间更长了,肩颈都有可能会不舒服。
    • 桌子椅子的高度要匹配:胳膊应该基本是水平的状态即可触碰到键盘、鼠标,使用鼠标键盘的时候手腕不要长时间悬空。如果高度不匹配,手腕和肘部时间长了很可能会疲劳。
    • 每一小时站起来走走,至少5分钟:这个非常重要,而且绝对可以提升工作效率。如果怕忘记,设置个闹钟提醒。长时间坐着不动会有健康风险,如果不信请自己搜索“经济舱综合征”。如果要吃东西喝水,建议站起来走过去拿,而不是放在工作台上随时吃喝(想长胖的可以忽略最后这部分,但是每小时站起来走走还是有必要的)。

工作时间的分配

  1. 提前安排可以不被打扰的大块时间给需要长时间才能完成的工作。许多公司没有经理和员工不在同一地点工作的经历。我自从2008年为Cisco服务后,我的经理和我就一直不是一个国家的人,甚至不在一个时区;配合我的团队和我也有十多个小时的时差。作为经理要记得分配完工作后员工需要有不被打扰的时间来完成工作,不要搞文山会海;作为员工要记得哪些事情要在什么时间完成。这个需要非常自觉,记得到点交差。
  2. 保持不被短信、微信、电话分心。即使在家工作,手机也可以考虑保持静音。只要不是在等待非常紧要的消息,没有必要去因为收到了一条短信,来了一个电话,收到一个微信消息就中断工作去看。我的微信经常几百条未读消息,直到每天夜里睡前再去批一下微信“奏折“,最重要的是我不用微信办公,工作上的事情用公司自己的IM系统或者电子邮件来沟通就好。
  3. 每天留出时间来总结工作。每天快下班的时间留时间出来检查是否有工作遗漏了,是否有紧要的事情需要加班处理。重要的事情可以设置提醒。

电话会议

在家办公很可能会用到电话会议系统。我们用的是公司自己的WebEx,其他类似的系统还有很多,我就不一一举例了,大同小异。这里我不讲电话会议的技术,只分享从用户角度看的一些使用经验。

  1. 提前安装好电话会议需要的软件,并且做好测试。如果是第一次使用或者组织员工/客户/合作伙伴参加电话会议,建议在正式开会前安排一次甚至几次测试。经历几次,各种能想到的和不能想到的事情都有可能会发生。
  2. 不发言的时候保持静音状态。最好是手机/笔记本麦克风、电话会议app上都设置为静音。你永远不知道哪些看似很小的噪音会被带入到会议系统并且传递给所有人。我曾经在电话会议中听过的噪音有(但不限于)笔记本的风扇声、沉重的呼吸声(无聊到打呼噜睡着了?)、电路接触不良的电流声、开关门的声音、喝水吃东西的声音、火车鸣笛开过的声音、汽车的喇叭声、街道上枪战的枪声……
  3. 发言时保持好先后顺序。女士优先、领导优先、新人优先,怎么优先都行。电话会议中讨论问题的时候很可能会几个人同时想表达意见,最好是会议主持者可以协调,或者两个同时想说话的人自己协调好谁先说。同时说话的结果是最终谁也听不明白,这不是在同一个会议室里比谁声音大就算赢。如果非要同时表达意见,通常电话会议系统里面的聊天窗口还可以打字。
  4. 发言时保持好恰当的音量。最好能提前测试语音的效果,即使测试了发言的时候最好也问一下大家是否可以听清楚,这样避免因为语音效果不好还要重复讲刚刚讲过的话。
  5. 分享PPT/桌面看清楚了再分享。开会前关掉所有不相关的App,并且提前打开所有你可能想分享的内容、页面、浏览器、PPT、App。分享桌面或者App给参会者的时候记得看清要分享的app再共享出来。我曾经看到过被错误分享出来的个人Email、求职简历(不知道那位后来找到新工作了没有)、私密照片(真不是故意的吧)、正好在对话的聊天窗口(嗯,我们确实不在背后议论别人)。
  6. 视频。注意,通常的电话会议系统的视频是不带美颜功能的,也不会自动给参会者换合适的衣服。下半身穿短裤开带视频的电话会应该没人管,上半身至少得着装得体,女生该画皮的记得画皮。另外记得视频中出现的所有背景都会被参会人注意到。开会的时候保持个相对干净简洁的背景给摄像头。当然不建议家人从可以被摄像头照到的地方走过,会影响其他参会者对你正在讲的内容的注意力。

我常使用的软件

办公用

  1. Office 365 + SharePoint: 主要用来邮件收发、文档协作编辑,电脑手机都可以使用
  2. Cisco WebEx + Cisco WebEx Teams: 电话会议+即时消息软件+VoIP电话,电脑手机都可以使用
  3. Cisco AnyConnect: VPN连接到公司的内网访问部分资源,电脑手机都可以使用
  4. Greenshot: 免费的屏幕截图软件
  5. Everything: 免费的本地文件搜索软件,比Windows自己的搜索要快
  6. VS Code: 好用的编辑器,即使不写代码当编辑器用也挺好。

数据保护用

  1. Cisco AMP for Endpoints: 防病毒、防入侵
  2. Code42 CrashPlan: 数据自动备份 (这么多年也只救过我一次,还是很值了,数据无价。几年前有次SSD忽然彻底坏了,公司电脑上的数据全丢,靠每天的自动备份外加云端的存储几乎所有数据都找回来了)

在家办公有好有坏,真正实际体验过之后不是所有人都会喜欢看似很美好的在家办公,也不是所有公司都会接受员工在家办公。

以上分享希望能够帮助到因为疫情,宅在家办公的朋友们。期待疫情早日结束,一切都尽快回归正轨。

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